Bob the Butler - Events

Arrangementer og Events

Giver overblik over dine arrangementer og events

Hvordan kan vi hjælpe Jer

Events - Hold styr på arrangementerne
ARRANGEMENT og event HÅNDTERING

Hold styr på arrangementerne

BoB kan hjælpe dig med at planlægge dine arrangementer. Du kan sende et tilbud til en kunde, hvori du beskriver et arrangement med bl.a. antal gæster, ønsket menu, samt priser. Kunden får derefter en e-mail med et link til at acceptere tilbuddet. Når kunden accepterer tilbuddet, oprettes arrangementet i kalenderen, lokale og borde bookes, og det udpegede personale bliver sat på opgaven.

Dit personale får en række værktøjer som kan hjælpe dem med at afvikle arrangementerne og fastholde overblikket, heriblandt en opgaveliste og en overordnet tidsplan for hvert arrangement. BoB holder styr på regningen for et arrangementet. Der kan løbende tilføjes yderligere produkter, som kan afregnes samlet ved arrangementets afslutning.

Det er også muligt at oprette og afholde egne events, hvor der igennem systemet eller bestillingsappen, kan laves tilmeldelser samt salg af billetter.

Arrangementer og Events modulet indeholder blandt andet nedenstående funktioner

Overblik over arrangementer og events
Send tilbud ud til dine kunder
Reserver lokaler og personale
Tjekliste for personale
Køreplan for arrangementet
Salg af billetter
Hold styr på depositum og betaling
Notér mersalg

Se herunder udvalgte nøglefunktioner

Kassesystemet

Arrangement

Opret standard valgmuligheder

Opret de standardprodukter / varer som skal kunne vælges når der oprettes et arrangement, sæt dem under kategorier som f.eks. Bord, Dug, Dekorationer, Forret, Hovedret, Fri Bar, elektronik osv.

Sæt en pris på produkter / varer, og vælg om prisen er pr. kuvert eller et samlet beløb.

Nu kan standard produkter / varerne vælges når der oprettes et arrangement, prisen kan overskrives, og der kan tilføjes varer på arrangementet som ikke er oprettet på forhånd.

Arrangement - Opret standard valgmuligheder
Arrangement - Opret nyt arrangement
Arrangement

Opret nyt arrangement

Indtast først generelle data omkring arrangementet og kunden, start og slut dato og tid, antal gæster, kontaktoplysninger, beskrivelse og hvilke lokale de skal være i.

Vælg bl.a. antal borde og om de skal være runde eller firkantet, hvilke duge, skal der dekorationer på bordene, og skal der bruges elektronik som f.eks. projekter eller mikrofon, vælg også menuen osv.

Opsæt em køreplan for hele arrangementet, hvornår gæsterne ankommer, hvornår skal de sætte sig til bords, og hvornår skal de forskellige retter serveres, og om der eventuelt er sange eller taler som der skal tages højde for.

Arrangement

Opret nyt arrangement

Ud fra de valgte vare / produkter beregnes den samlede pris, samt pris pr. kuvert for voksen og børn, der kan indtastes et eventuelt depositum som skal betales inden arrangementets start.

Det er muligt at vedhæfte filer som f.eks. en bordplan, en brochure eller andet relevant materiale, som kan sendes med tilbuddet ud til kunden.

Vælg det personale der skal bruges til arrangementet, og hvilken rolle de skal have. Har du værelser kan de også reserveres til arrangementet, og der kan vælges om gæsterne selv skal betale for en overnatning, eller om kunden betaler for gæsterne.

Arrangement - Opret nyt arrangement
Tilbud - Send tilbud ud til kunden
Tilbud

Send tilbud ud til kunden

Når hele arrangementet er beskrevet, kan du vælge at sende et tilbud ud til kunden pr. e-mail.

Kunden kan nu åbne tilbuddet og se hele beskrivelsen, og enten acceptere eller afvise tilbuddet.

Du kan også undlade at sende det ud til kunden, og kun bruget informationerne selv.

Tilbud

Giv kunden et overblik

I selve tilbuddet fremgår alt hvad der er aftalt, lige fra generelle oplysninger omkring arrangementet og kunden, start og slut dato og tid, antal gæster, kontaktoplysninger, beskrivelse og hvilke lokale de skal være i.

De kan se hele køreplanen for arrangementet fra start til slut, samt priser for dekorationer, elektronik, menu samt eventuelle tilkøb.

Til sidst kan de se samlet priser, samt informationer omkring depositum og hvordan og hvornår betalinger skal ske.

Tilbud - Giv kunden et overblik
Arrangement - Når det er godkendt
Arrangement

Når det er godkendt

Bliver arrangementet accepteret af kunden, bookes lokaler og eventuelt værelser, og de medarbejdere som er sat på for automatisk en vagt i vagtplanen.

Der oprettes tjeklister til køkkenet, tjenere og teknik. her fremgår de arbejdsopgaver der skal udføres for at kunne afholde arrangementet, f.eks. kan tjenerne se hvor mange borde der skal dækkes op og med hvilke duge og dekorationer.

Løbende kan arbejdsopgaverne tjekkes af så det er let at få overblikket over hvor langt man er i planlægningen af arrangementet.

Arrangement

Afslut og betalt

Det fremgår tydeligt om depositummet er betalt, eller ikke.

Når et arrangement er godkendt, er det muligt at tilføje ekstra vare på arrangementet, hver vare logges med medarbejder, tid / dato, antal og pris så det er tydeligt dokumenteret.

Når arrangementet er slut, kan alt afregnes samlet, det er også muligt at leve en del indbetaling, hvis det sker, fremgår dette under afregnede.

Arrangement - Afslut og betalt
Arrangement - Afslut og betalt
Arrangement

Overblik

Få overblikket over alle arrangementer som er oprettet, og om de er godkendt.

Se tilbud på arrangementer som er sendt ud til kunderne, det er muligt at rette i et tilbud og gensendes det til kunden.

Se også alle afsluttede arrangementer.

Events

Opret egne events

Du kan oprette egne events, det kunne være f.eks. en sommerfest, en koncert, standup eller andet.

Sæt en start og slut dato og tid, indtast max antal deltagere og lav en beskrivelse af eventet, vælg om tilmelding er påkrævet, og hvad prisen er pr. person.

Billetter kan nu sælges direkte igennem kassen, eller via vores bestillings-app, alle der har tilmeldt sig eventet kan se under tilmeldinger.

Events - Opret egne events

Bestillings-app

Bestillings app - Køb billetter til events
Bestillings app

Køb billetter til events

Inde i bestillings-appen kan kunderne se events som er åbne for tilmeldinger.

De kan se beskrivelser, nyttige informationer og tilmelde sig samt betale for eventet direkte fra bestillings-appen

Bestillings app

Se købte billetter

Inde i bestillings-appen kan kunderne se de billetter som de har købt.

Billetten vises ved indgangen til eventet, som bevis for tilmelding.

Bestillings app - Se købte billetter

Se flere funktioner i Bestillings-app her:

Bestillings-app