Hvordan kan vi hjælpe Jer
ARRANGEMENT og selskabs HÅNDTERING
Hold styr på arrangementerne
BoB kan hjælpe dig med at planlægge dine arrangementer. Du kan sende et tilbud til en kunde, hvori du beskriver et arrangement med bl.a. antal gæster, ønsket menu, samt priser. Kunden får derefter en e-mail med et link til at acceptere tilbuddet. Når kunden accepterer tilbuddet, oprettes arrangementet i kalenderen, lokale og borde bookes, og det udpegede personale bliver sat på opgaven.
Dit personale får en række værktøjer som kan hjælpe dem med at afvikle arrangementerne og fastholde overblikket, heriblandt en opgaveliste og en overordnet tidsplan for hvert arrangement. BoB holder styr på regningen for et arrangementet. Der kan løbende tilføjes yderligere produkter, som kan afregnes samlet ved arrangementets afslutning.
Det er også muligt at oprette og afholde egne events, hvor der igennem systemet eller bestillingsappen, kan laves tilmeldelser samt salg af billetter.
Arrangementer og Events modulet indeholder blandt andet nedenstående funktioner
Se herunder udvalgte nøglefunktioner
Kassesystemet
Arrangement
Opret standard valgmuligheder
Opret de standardprodukter / varer som skal kunne vælges når der oprettes et arrangement, sæt dem under kategorier som f.eks. Bord, Dug, Dekorationer, Forret, Hovedret, Fri Bar, elektronik osv.
Sæt en pris på produkter / varer, og vælg om prisen er pr. kuvert eller et samlet beløb.
Nu kan standard produkter / varerne vælges når der oprettes et arrangement, prisen kan overskrives, og der kan tilføjes varer på arrangementet som ikke er oprettet på forhånd.
Arrangement
Opret nyt arrangement
Indtast først generelle data omkring arrangementet og kunden, start og slut dato og tid, antal gæster, kontaktoplysninger, beskrivelse og hvilke lokale de skal være i.
Vælg bl.a. antal borde og om de skal være runde eller firkantet, hvilke duge, skal der dekorationer på bordene, og skal der bruges elektronik som f.eks. projekter eller mikrofon, vælg også menuen osv.
Opsæt em køreplan for hele arrangementet, hvornår gæsterne ankommer, hvornår skal de sætte sig til bords, og hvornår skal de forskellige retter serveres, og om der eventuelt er sange eller taler som der skal tages højde for.
Arrangement
Opret nyt arrangement
Ud fra de valgte vare / produkter beregnes den samlede pris, samt pris pr. kuvert for voksen og børn, der kan indtastes et eventuelt depositum som skal betales inden arrangementets start.
Det er muligt at vedhæfte filer som f.eks. en bordplan, en brochure eller andet relevant materiale, som kan sendes med tilbuddet ud til kunden.
Vælg det personale der skal bruges til arrangementet, og hvilken rolle de skal have. Har du værelser kan de også reserveres til arrangementet, og der kan vælges om gæsterne selv skal betale for en overnatning, eller om kunden betaler for gæsterne.
Tilbud
Send tilbud ud til kunden
Når hele arrangementet er beskrevet, kan du vælge at sende et tilbud ud til kunden pr. e-mail.
Kunden kan nu åbne tilbuddet og se hele beskrivelsen, og enten acceptere eller afvise tilbuddet.
Du kan også undlade at sende det ud til kunden, og kun bruget informationerne selv.
Tilbud
Giv kunden et overblik
I selve tilbuddet fremgår alt hvad der er aftalt, lige fra generelle oplysninger omkring arrangementet og kunden, start og slut dato og tid, antal gæster, kontaktoplysninger, beskrivelse og hvilke lokale de skal være i.
De kan se hele køreplanen for arrangementet fra start til slut, samt priser for dekorationer, elektronik, menu samt eventuelle tilkøb.
Til sidst kan de se samlet priser, samt informationer omkring depositum og hvordan og hvornår betalinger skal ske.
Arrangement
Når det er godkendt
Bliver arrangementet accepteret af kunden, bookes lokaler og eventuelt værelser, og de medarbejdere som er sat på for automatisk en vagt i vagtplanen.
Der oprettes tjeklister til køkkenet, tjenere og teknik. her fremgår de arbejdsopgaver der skal udføres for at kunne afholde arrangementet, f.eks. kan tjenerne se hvor mange borde der skal dækkes op og med hvilke duge og dekorationer.
Løbende kan arbejdsopgaverne tjekkes af så det er let at få overblikket over hvor langt man er i planlægningen af arrangementet.
Arrangement
Afslut og betalt
Det fremgår tydeligt om depositummet er betalt, eller ikke.
Når et arrangement er godkendt, er det muligt at tilføje ekstra vare på arrangementet, hver vare logges med medarbejder, tid / dato, antal og pris så det er tydeligt dokumenteret.
Når arrangementet er slut, kan alt afregnes samlet, det er også muligt at leve en del indbetaling, hvis det sker, fremgår dette under afregnede.
Arrangement
Overblik
Få overblikket over alle arrangementer som er oprettet, og om de er godkendt.
Se tilbud på arrangementer som er sendt ud til kunderne, det er muligt at rette i et tilbud og gensendes det til kunden.
Se også alle afsluttede arrangementer.
Kontakt
Sjælland
Slotsmarken 12
2970 Hørsholm
Jylland / Fyn
Jernbanegade 75-77, st. -4
5500 Middelfart
CVR nr. 41038101
Tlf: 35 365 365
Mail: kundeservice@bobthebutler.dk
